好的,在進入正題前,先回答高雄某位先生的疑問:為什麼課程名稱有101?嗯,坦白說我不知道,但絕對可以確定一件事,就是和101大樓沒關係!拜託,閣下也問點有營養的好嗎?(翻白眼)

咳咳咳......回來談這堂課程。我之前一直都不想進修任何跟「專案管理」相關的知識,當然不是因為跟 Joe 或 Bryan 兩位大師有仇,而是我過去工作上遇到、由「專案經理」執行的「專案管理」,十有八九屬於以下三種情形:

◎隨性派:講好的跟後面做到的不一樣,聽到的理由都是「可是我後來覺得......」。
(藝文界很常見。不過真要說起來,這些專案經理雖有頭銜,但沒真的學過專案管理)
◎強硬派:我知道照時程來很重要,但幾乎任何專案都會出現變動。結果有了變動還要照原本的計畫硬做,這是要逼死誰?
(詳細分析:這群人學過專案管理,但太過著重於計畫表,忽略人的因素)
◎本位派:有陣子我很怕跟合作單位的PM往來,因為他寄來的檔案我根本就打不開(應該說能打開的人也不多)。要求他將相關資料改以Word、Excel、PowerPoint呈現時,他還會回答說:「啊,這個那麼簡單,妳怎麼可能沒學過?!」
(詳細分析:這群人在專案管理知識上非常用功,但已到走火入魔的地步,忘掉合作單位有一票人連相關知識都沒學過,更別說專業軟體了)

什麼,你問我這次為什麼要去上「專案啟蒙課程」?喔喔,沒辦法,老師長得太帥......哈!這點雖屬事實,卻只是個小小小因素。主要是之前在策展工作上,常常以表格、細目做好詳細規劃後,卻遇到藝術家天外又飛來一筆,推翻掉之前的決議。當然後面的工作勢必會因此延遲、甚至全部重改。有時候需要執行的項目太多時,光是列表工作就會很想「把腦袋丟進洗衣機裡脫水,再拿出來風乾恢復原狀」。這雖然是玩笑話,當下卻是會令人抓狂的困境。後來我在新加坡公司任高階主管職的學長,去年回台來看畫展時,就對我提出建議:「策展可以學到很多東西沒錯,但善用專案管理會讓妳更省力。」
「為什麼?」
「至少妳可以有系統地看出全貌,就算要更動某部份,也可以判斷哪些該跟著動、哪些沒有影響。」
「....................」

我一直記著這件事,但也沒特別想去學。直到今年才開始關注這個主題,追蹤到《專案管理生活思維》部落格 ,以及兩位創辦人 Joe 與 Bryan 的臉書(很慚愧,原來我有拿到他們寫的兩本書,但之前都沒認真看.......)。八月他們辦夏日網聚時,我在現場問了幾位上過課的朋友,他們異口同聲表示,學不學軟體工具得看個人需求,但《專案管理啟蒙》是必學課程,一定要去!

所以我來了。也幸好我有來,因為這堂課讓我發現:原來我在做的事,就是一種「專案管理」啊!

  DSC08228  

以下是自己上完課後的「其中幾項」心得。想知道更多?自己來上課吧!

1.專案管理,是將想法轉換、規劃成實際做法
Joe在課堂上,直接點出執行專案者會碰到的狀況:很多老闆與客戶的想法是含糊的,連自己都說不清楚。專案管理第一步,就是要清楚地理解對方的意思,再予以溝通,變成可執行的計劃。難怪學長會跟我說,策展人做的事之一,也是種專案管理──將藝術家的想法與目標,實際轉換執行成一個展覽。

2.專案一定有限制存在
時間、成本、資源等都是專案會存在的限制。很多人一聽到「限制」就皺眉頭,覺得綁手綁腳;但如果沒有限制的話,一來擁有者很可能拼命無限上綱,從此沒完沒了;二來在沒有限制的情況下,無法擬定要完成的目標。例如一個藝術家說要辦展覽,但如果沒有設下檔期、估計成本這些條件,會遇到無法找場地、不知該展幾幅畫、要辦幾場活動、茶會形式等實際問題,當然展覽也辦不起來了。

3.協助把工作內容逐項拆解
以展覽來說,在策展人(或策展單位)與藝術家討論方向後,後續必須有藝術品、場地、宣傳資料等規劃,更大的可能還牽涉到製作周邊商品、相關活動、發新聞稿........每一項都是籠統的名詞,必須一步步拆成更明確的細項,才知道應該執行什麼工作方可完成。過去我都是用Word進行表列,現在不得不承認:專案管理的WBS更好用,也更易理解!

4.項目明確化,解決語言的不可靠
一樣的語言、文字,每個人解讀方式都可能不同。專案管理可以把工作的項目明確化,能更方便地確認雙方目前是否有誤、溝通上有沒有問題。我就碰過藝術家說「某個場地可以考慮」,但實際跟場地談完之後,藝術家卻說「可以考慮以後,但不是現在」。哇哩勒..........

5.人力投入不應以100%計算
我自己在執行專案時,都會預留一些時間,然後將人力資源預先打個折,後續若有狀況才好應變。比較常碰到的是某些合作單位PM(前面提到的強硬派),不僅把甘特圖畫成理想狀態,實際執行也都要照理想狀態走,搞得一群人每天頭痛加胃痛,還有人即使重感冒也不敢請病假。唉,誰的身體是鐵打的呢?

6.甘特圖,協助在變動發生時思考如何應對
當一個環節有狀況時,會影響到後續哪些步驟?成本、時間等會有什麼變化?與其自己想到腦袋打結,還不如透過一張圖表,幫自己釐清各種細節。(我自己的腦袋就是常常處於打結狀態)

應死不具名觀眾之要求,偷偷放一張之前拍下老師 Joe 的帥照XD
DSC07781  

比較有趣的是,在昨天上完課後,我在自己的臉書上PO出這段文字:「一天內學習理解專案管理概念+專案規劃+分析表格+狀況應變+人際溝通+複習數學,這門課程真的很充實!」結果沒幾分鐘就有臉友私訊發問了........

IMG_20150919_221752  

七小時,能學習、整合各種面向的思考成果,真的很棒啊!

專案管理生活思維部落格

101專案管理啟蒙課程官方介紹

, , , , ,

恩寶媽 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()