恩寶媽的複合式分享

好的，在進入正題前，先回答高雄某位先生的疑問：為什麼課程名稱有101？嗯，坦白說我不知道，但絕對可以確定一件事，就是和101大樓沒關係！拜託，閣下也問點有營養的好嗎？(翻白眼)

咳咳咳......回來談這堂課程。我之前一直都不想進修任何跟「專案管理」相關的知識，當然不是因為跟 Joe 或 Bryan 兩位大師有仇，而是我過去工作上遇到、由「專案經理」執行的「專案管理」，十有八九屬於以下三種情形：

◎隨性派：講好的跟後面做到的不一樣，聽到的理由都是「可是我後來覺得......」。
(藝文界很常見。不過真要說起來，這些專案經理雖有頭銜，但沒真的學過專案管理)
◎強硬派：我知道照時程來很重要，但幾乎任何專案都會出現變動。結果有了變動還要照原本的計畫硬做，這是要逼死誰？
(詳細分析：這群人學過專案管理，但太過著重於計畫表，忽略人的因素)
◎本位派：有陣子我很怕跟合作單位的PM往來，因為他寄來的檔案我根本就打不開(應該說能打開的人也不多)。要求他將相關資料改以Word、Excel、PowerPoint呈現時，他還會回答說：「啊，這個那麼簡單，妳怎麼可能沒學過？！」
(詳細分析：這群人在專案管理知識上非常用功，但已到走火入魔的地步，忘掉合作單位有一票人連相關知識都沒學過，更別說專業軟體了)

什麼，你問我這次為什麼要去上「專案啟蒙課程」？喔喔，沒辦法，老師長得太帥......哈！這點雖屬事實，卻只是個小小小因素。主要是之前在策展工作上，常常以表格、細目做好詳細規劃後，卻遇到藝術家天外又飛來一筆，推翻掉之前的決議。當然後面的工作勢必會因此延遲、甚至全部重改。有時候需要執行的項目太多時，光是列表工作就會很想「把腦袋丟進洗衣機裡脫水，再拿出來風乾恢復原狀」。這雖然是玩笑話，當下卻是會令人抓狂的困境。後來我在新加坡公司任高階主管職的學長，去年回台來看畫展時，就對我提出建議：「策展可以學到很多東西沒錯，但善用專案管理會讓妳更省力。」
「為什麼？」
「至少妳可以有系統地看出全貌，就算要更動某部份，也可以判斷哪些該跟著動、哪些沒有影響。」
「....................」

我一直記著這件事，但也沒特別想去學。直到今年才開始關注這個主題，追蹤到《專案管理生活思維》部落格 ，以及兩位創辦人 Joe 與 Bryan 的臉書(很慚愧，原來我有拿到他們寫的兩本書，但之前都沒認真看.......)。八月他們辦夏日網聚時，我在現場問了幾位上過課的朋友，他們異口同聲表示，學不學軟體工具得看個人需求，但《專案管理啟蒙》是必學課程，一定要去！

所以我來了。也幸好我有來，因為這堂課讓我發現：原來我在做的事，就是一種「專案管理」啊！

    

以下是自己上完課後的「其中幾項」心得。想知道更多？自己來上課吧！

1.專案管理，是將想法轉換、規劃成實際做法
Joe在課堂上，直接點出執行專案者會碰到的狀況：很多老闆與客戶的想法是含糊的，連自己都說不清楚。專案管理第一步，就是要清楚地理解對方的意思，再予以溝通，變成可執行的計劃。難怪學長會跟我說，策展人做的事之一，也是種專案管理──將藝術家的想法與目標，實際轉換執行成一個展覽。

2.專案一定有限制存在
時間、成本、資源等都是專案會存在的限制。很多人一聽到「限制」就皺眉頭，覺得綁手綁腳；但如果沒有限制的話，一來擁有者很可能拼命無限上綱，從此沒完沒了；二來在沒有限制的情況下，無法擬定要完成的目標。例如一個藝術家說要辦展覽，但如果沒有設下檔期、估計成本這些條件，會遇到無法找場地、不知該展幾幅畫、要辦幾場活動、茶會形式等實際問題，當然展覽也辦不起來了。

3.協助把工作內容逐項拆解
以展覽來說，在策展人(或策展單位)與藝術家討論方向後，後續必須有藝術品、場地、宣傳資料等規劃，更大的可能還牽涉到製作周邊商品、相關活動、發新聞稿........每一項都是籠統的名詞，必須一步步拆成更明確的細項，才知道應該執行什麼工作方可完成。過去我都是用Word進行表列，現在不得不承認：專案管理的WBS更好用，也更易理解！

4.項目明確化，解決語言的不可靠
一樣的語言、文字，每個人解讀方式都可能不同。專案管理可以把工作的項目明確化，能更方便地確認雙方目前是否有誤、溝通上有沒有問題。我就碰過藝術家說「某個場地可以考慮」，但實際跟場地談完之後，藝術家卻說「可以考慮以後，但不是現在」。哇哩勒..........

5.人力投入不應以100%計算
我自己在執行專案時，都會預留一些時間，然後將人力資源預先打個折，後續若有狀況才好應變。比較常碰到的是某些合作單位PM(前面提到的強硬派)，不僅把甘特圖畫成理想狀態，實際執行也都要照理想狀態走，搞得一群人每天頭痛加胃痛，還有人即使重感冒也不敢請病假。唉，誰的身體是鐵打的呢？

6.甘特圖，協助在變動發生時思考如何應對
當一個環節有狀況時，會影響到後續哪些步驟？成本、時間等會有什麼變化？與其自己想到腦袋打結，還不如透過一張圖表，幫自己釐清各種細節。(我自己的腦袋就是常常處於打結狀態)

應死不具名觀眾之要求，偷偷放一張之前拍下老師 Joe 的帥照XD
 

比較有趣的是，在昨天上完課後，我在自己的臉書上PO出這段文字：「一天內學習理解專案管理概念+專案規劃+分析表格+狀況應變+人際溝通+複習數學，這門課程真的很充實！」結果沒幾分鐘就有臉友私訊發問了........

 

七小時，能學習、整合各種面向的思考成果，真的很棒啊！

專案管理生活思維部落格

101專案管理啟蒙課程官方介紹